În experiența mea de (prea) mulți ani în lumea de afaceri, cel mai neplăcut a fost să concediez colegii. Câte nopți nedormite am avut înainte și după momentul concedierii…

Au fost situații în care acest lucru s-a întâmplat datorită slabelor performanțe, comportamentului nepotrivit (am avut un caz în care am dat afară un coleg care a fost prins furând), dar și concedieri de grup (circa 30 de persoane într-o zi) datorită restrângerii bruște a activității și incapacității companiei la care lucram să plătească salariile până la redresare.

Din categoria veștilor neplăcute pe care le-am gestionat personal amintesc:

– comunicarea pierderii unui client important,

– întârzieri în livrarea produselor (am lucrat foarte mulți ani în industria publicitară – o adevărată stație de pompieri, invitabil am avut și astfel de situații),

– comunicarea de rezultate financiare slabe,

– comunicarea unor schimbări iminente (cât de rezistenți suntem la schimbare, nu-i așa?).

Desigur lista poate continua și chiar te rog să adaugi ce anume consideri în activitatea ta profesională o veste neplăcută pe care ai avut să o comunici unui coleg sau partener la un moment dat.

Există o cale pentru ca o astfel de situație să aibă daune minime?

A comunica veștile neplăcute, până la urmă la fel cu a le comunica pe cele bune și foarte bune, are o puternică componentă emoțională. Pentru că indiferent ce facem nu scăpăm de astfel de situații, parte din informațiile pe care le oferim în cadrul atelierelor de comunicare pe care le suțin împreună cu Filip Ristovski, actor și profesor de actorie, este și modalitatea în care să transmitem veștile neplăcute, cu maturitate și asumare, care să lase cât mai puține urme nedorite în psihicul ambelor părți.

Iar primul pas este să te invit la introspecție, să te gândești la cea mai neplăcută veste primită din istoria ta (mai recentă sau mai îndepărtată) și să devii observatorul emoțiilor proprii din acel moment, respectiv al modalității în care ți-a fost livrată informația. Poate că ai avut parte de o persoană matură, care a știut să se conecteze cu tine și să facă lucrul acesta cât se poate de profesionist. Dacă ai fi în locul acelei persoane ce ți-ai spune?

Acum, după acest moment de reflecție, iată câteva recomandări pentru situații similare, pe care te invit să le iei în considerare, testezi și integrezi în ceea ce faci de acum încolo când va fi rândul tău să comunici vești nedorite.

1. Pregătește-te pentru momentul respectiv.Fă-ți timp pentru a refleta și a stabili obiectivele pe care vrei să le atingi în comunicarea respectivă. Care este persoana căreia îi vei da respectiva veste, ce știi despre aceasta, cum crezi că va reacționa, ce poți face pentru a o sprijini. Cel mai bine pentru a transmite veștile neplăcute este într-o întâlnire față în față, cu contact vizual, într-un loc retras. Pe de altă parte, nu aștepta pentru mult, până când situația se agravează.
2. Fii direct, dar cu multă empatie.Tonul folosit să fie unul cald și respectos, dar ferm, evită ambiguitatea și să oferi speranțe false. De asemenea, detașează-te de propriile emoții și fă loc pentru a-l asculta pe celălalt. Validează emoțiile celuilalt și evită să vorbești despre tine (eventual să faci paralele cu modul în care te simți, respectiv să vorbești despre o situație similară trăită de tine). Verifică prin întrebări și cu atenție la limbajul non-verbal al celuilalt dacă mesajul tău a ajuns exact așa cum ți-ai dorit la interlocutorul tău.
3. Evită limbajul defensiv sau ezitant.Unele fraze, de tipul: Nu este chiar așa de rău cum pare, poate minimiza emoțiile interlocutorului. Cere feedback de la acesta pentru a-i permite să exprime ce simte, chiar dacă este dureros. Arată că ești deschis să răspunzi la toate întrebările și să continui conversația cu maturitate.
4. Oferă sprijin și soluții concrete, dacă acest lucru stă în puterea ta.De exemplu în cazul unei concedieri, poți să oferi o scrisoare de recomandare, un job alternativ care se potrivește mai bine persoanei respective sau să intermediezi un interviu de angajare. Fă acest lucru dacă chiar ai o soluție. Explică foarte clar care sunt pașii următori.

A comunica cu empatie și profesionalism veștile negative face parte din tobla unui manager/lider și, în opinia mea, este nevoie de pregătire în acest sens, de punere în practică și de o atitudine deschisă referitoare la acest subiect. Așadar, este nevoie să te pregătești pentru acest aspect pentru a reduce impactul psihic al veștilor negative și pentru a construi spațiul pentru un dialog continuu.

Dacă ți se pare potrivit să pregătești echipa managerială pentru a transmite veștile neplăcute iminente (pe care da, le dorim cât mai rare cu puțință!), te invit să ne contactezi pentru a identifica împreună care sunt nevoile tale reale și cum putem pregăti un atelier personalizat, interactiv și practic, folosind tehnici de actorie în context de business.