9 motive pentru care procedurile sunt importante în companii antreprenoriale.

Sunt importante procedurile într-o companie antreprenorială? Multe dintre firmele pe care și eu și tu le cunoști funcționează fără responsabilități clar delimitate și fără proceduri adaptate nevoilor unei piețe în continuă schimbare. Până la un anumit nivel este foarte normal și bine să se întâmple astfel. Chiar dacă fondatorul sau fondatorii pleacă de la o viziune clară, modalitatea prin care aceasta poate fi implementată deseori capătă altă formă decât cea preconizată. Așadar, pentru primul an sau primii câțiva ani, este bine ca procedurile să fie cel mult schițate.

De la un punct încolo, pentru ca o companie să supraviețuiască și să crească este nevoie să mențină standardele de calitate, să fie capabilă să gestioneze riscurile și să crească constant productivitatea.

Cum putem crește?

În primul rând, creșterea este echivalentă cu supraviețuirea pe termen mediu și lung, așadar esențială. Fără a asigura premisele creșterii este imposibil să faci față fluctuațiilor din mediul economic, compania nu este sustenabilă financiar, fiind expusă riscului de a dispărea de pe piață. Avem nevoie de o creștere planificată cu atenție pentru a preveni dezvoltarea brusc și care nu poate acoperi necesitățile. Putem crește dacă avem capacitatea de a stabiliza core business-ul, de a ne asigura că ceea ce am construit funcționează cu minim de intervenție din partea top managementului și a proprietarilor companiei. Dacă aceștia își ocupă mai mult de 20% din timp preocupați de operațional, înseamnă că procedurile pe care le ai nu sunt eficiente.

 

9 motive pentru care procedurile sunt importante

În cele urmează îți prezint câteva motive pentru care este important să fie totul cât mai clar în cadrul firmei din care faci parte.

1. Calitatea produselor și serviciilor. Produsele și serviciile asociate acestora au nevoie să își păstreze nivelul de calitate în timp. Poate ți s-a întâmplat să ai un restaurant preferat și să constați, în timp, că mâncarea nu mai este la fel de bună ca la început. Ce ai făcut? Ai căutat un alt restaurant care să îți ofere ceea ce cauți. Indiferent de domeniul în care activezi, dacă nu îți dorești să pierzi în același mod clienții, ar fi bine să ai niște proceduri clare care să ofere consistență și coerență în ceea ce ai de oferit.

2. Standardizare. Este extrem de important ca toți angajații să se comporte la fel de frumos, să respecte aceleași etape și să urmeze aceeași pași în realizarea produselor și deservirea clienților. Fluctuațiile din această perspectivă strică imaginea brandului și conduce la pierderi de clienți, respectiv cifra de afaceri asociată acestora.

3. Eficiență și productivitate. Cu cât este mai clar pentru angajați ce au de făcut, cu atât reușesc să finalizeze totul într-un termen mai scurt și cu rezultate mai bune per ansamblu.

4. Reducerea riscurilor de neconformitate. Unele domenii de activitate, cum ar serviciile de alimentație publică sau serviciile medicale, comportă un grad ridicat de risc, au reglementări clare și este nevoie de proceduri specifice. Însă, indiferent de domeniul de activitate, este necesar să reduci cât de mult posibil, prin intermediul procedurilor, șansele ca normele legislative, respectiv etice să fie încălcate.

5. Instruirea angajaților noi. Este cunoscut din statisticile disponibile că, în medie, un angajat nou are nevoie de 6 luni pentru a deveni productiv. Cu cât procedurile sunt mai clare și bine definite conforme realității din teren, cu atât noii angajați au posibilitatea de a se adapta mai repede și devin mai eficienți în rolurile pentru care au fost cooptați.

6. Comunicare eficientă. Procedurile oferă un limbaj comun și o înțelegere unitară a proceselor din interiorul companiilor, facilitează comunicarea și colaborarea atât din interiorul echipelor cât și interdepartamentale.

7. Îmbunătățirea continuă. Procedurile au nevoie să fie revizuite și îmbunătățite în permanență. Sunt situații în care, în cadrul unui audit al procedurilor, pe care îl recomand o dată la 6 -12 luni, să se constate că sunt lucruri de schimbat, de modificat în ceea ce privește procedurile existente. A asculta opinia angajaților care le aplică este extrem de important pentru a face schimbările necesare și a consolida, respectiv îmbunătății poziția pe piață.

8. Responsabilitate. De foarte multe ori, în companiile antreprenoriale responsabilitatea este pasată între diferiți angajați, respectiv departamente. Procedurile clare au rolul de a preveni situațiile ambigue și a preveni conflictele.

9. Gestionarea crizelor. Nu în ultimul rând, procedurile sunt cele care ne spun cum să acționăm atunci când o situație de criză apare (mai devreme sau mai târziu). Dacă totul funcționează pe pilot automat în astfel de momente, impactul negativ asupra companiei este considerabil diminuat. În plus, stabilitatea dată de proceduri oferă șansa de a identifica noi oportunități de dezvoltare în astfel de situații.

 

Antreprenoriatul românesc, la 30 de ani de capitalism a ajuns, din perspectiva mea, la un nivel în care este nevoie de maturitate în a decide cum vrea să se dezvolte pe mai departe. Este nevoie de proceduri ca de aer în firmele românești care au peste cinci ani de existență, care au crescut până la un anumit nivel. Pentru că înțeleg această nevoie, am dezvoltat această linie de business și suntem implicați în implementarea unui sistem de management funcțional acolo unde antreprenorii au înțeles această nevoie.

Poți programa o discuție online pentru a înțelege cum îți putem fi de folos, cum putem contribui la creșterea ta.

Hai să ne cunoaștem!

Contactează-ne acum (+40) 728 233 329

Construiește un viitor de succes alături de noi!