Managementul timpului începe prin a elimina confuzia dintre priorități și urgențe. Urgențele sunt acele activități pe care le avem de făcut în situația în care de multe ori sau mai mereu uităm sau nu știm care ne sunt prioritățile. Iar urgențele cresc și se transformă în monștrii și, pentru că nu reușim să le gestionăm (ceea ce este firesc!), devenim persoane neserioase și care nu ne ținem de cuvânt. Persoane care dezamăgesc pe alții și, mai ales, pe ei înșiși. Ceea ce nu ne dorim și totuși se întâmplă. De aici și până la epuizare fizică și psihică este un mic pas. Zi după zi stingem focul în loc să prevenim apariția acestuia.

Un bun management al timpului înseamnă să îți cunoști și urmărești prioritățile în tot ceea ce faci. În viața personală și profesională. În fiecare zi. Chiar și într-o lume în care suntem copleșiți de urgențe. Pentru că a trăi viața în funcție de urgențe înseamnă să te lași purtat de val. Pe de altă parte cei care urmează prioritățile, valorile proprii și sunt pe deplin motivați în a-și urma obiectivele sunt cei care creează valuri. În sensul bun al cuvântului, acele valuri care aduc schimbarea și transformarea în bine a oamenilor și a societății.

Stabilirea Priorităților

Stabilirea priorităților pleacă de la o foarte bună cunoaștere a valorilor personale. Tu știi care sunt valorile tale? Dar ale celor din jur?

Te invit la un prim exercițiu în care să pui pe hârtie, chiar acum, care sunt 3 valori principale pe care le ai. Apoi, în zilele următoare, în conversațiile cu ceilalți (sau chiar pe social media) să întrebi care sunt valorile colegilor, prietenilor, membrilor familiei și a cunoștințelor pe care le întâlnești. S-ar putea să îi iei prin surprindere pentru că nu foarte mulți s-au gândit să răspundă la această întrebare. Niciodată însă nu este prea târziu să aflăm care sunt valorile noastre sau să cultivăm valori sănătoase care aduc starea de bine în viața noastră. Dacă acestea sunt cunoscute, rostite de cât mai multă lume, cuvântul priorități capătă un nou sens.

Dintre toate urgențele de ce anume să mă ocup mai întâi?

Iată o întrebare extrem de pertinentă, des auzită sau subînțeleasă, din modalitatea în care oamenii își gestionează timpul. Vestea bună este că (și) urgențele pot fi ierarhizate. Atunci când nu te poți ocupa de totul, de ce alegi să te ocupi? O întrebare care produce mult stres. Și totuși este vital să respiri adânc și să decizi rațional în ce ordine te ocupi de taskurile pe care le ai. În ce ordine te ocupi de acestea, ce delegi și ce nu faci?

Prioritizarea urgențelor. Nu tot ce pare urgent este urgență

Mai este de menționat că uneori nu tot ce pare urgent chiar este urgent. Deseori cineva ne solicită să ne ocupăm de o anumită acțiune urgent, fără să definească ce înseamnă această urgență. Și sărim în ajutor, lăsăm totul deoparte pentru a rezolva o anumită situație.

Se poate și altfel? Primul pas ar fi să clarificăm acest aspect, să solicităm explicații suplimentare despre momentul în care este nevoie în realitate de documentul, raportul, acțiunea respectivă. Poate că vom afla că urgent pentru celălalt înseamnă într-o oră sau 2 zile și nu este nevoie să lăsăm acțiunea în care suntem implicați deja.

Apoi, putem încerca să împingem pe mai târziu activitatea respectivă. Să menționăm că avem ceva de făcut și mai durează x minute/ore până ne putem ocupa de respectiva situație. De foarte multe ori funcționează! Nu ai nimic de pierdut dacă încerci.

A fi în permanență extrem de ocupat nu înseamnă că urmezi un bun management al timpului

De foarte multe ori oamenii cu care stau de vorbă sunt de părere că își urmăresc deja prioritățile iar motivele pentru care nu au timp au legătură cu factori externi (apar urgențe, situații neprevăzute și/sau ceilalți nu își fac partea de activitate motiv pentru care sunt nevoiți să intervină). Sau pur și simplu sunt pasionați de ceea ce fac (extrem de multe activități, chiar foarte diverse) și nu pot selecta de ce să se ocupe. Vor să facă totul. Când vrei să te împarți în atât de multe activități, îți pierzi concentrarea.

Efecte ale gestionării timpului în mod defectuos

Gestionarea timpului după altfel de reguli pare o insultă, aceste persoane nu cred că nu se poate organiza timpul în alt mod decât o fac în prezent și după alte reguli. Se ajunge la burnout, iar viața este trăită sub presiunea stresului. Relațiile cu colegi, familie, parteneri, prieteni și colaboratori sunt tensionate.

Managementul timpului nu înseamnă să pui presiune așa cum nu înseamnă să nu faci nimic sau să nu îți urmezi pasiunile, ci pur și simplu înseamnă să integrezi principiile acestui instrument în viața ta. Iar schimbarea apare de la sine fără să pui presiune.

Cum percepi managementul timpului?

Să începem cu începutul. Îți propun să analizezi cum percepi managementul timpului, un prim pas spre conștientizarea realității că se poate și altfel respectiv fără stres și urgențe în cea mai mare parte a zilei, a săptămânii. Fără să împingi activitățile pe care nu reușești să le duci la bună îndeplinire de pe o zi pe alta, o săptămână pe alta și fără să uiți de tine, să uiți să fii în goana după a avea.

Te invit să accesezi acest chestionar despre cum percepi managementul timpului. Ulterior vei primi prin email propriile răspunsuri.

***

Recomandarea este să discutăm despre acestea, despre cum vezi lucrurile, pentru a afla cum anume principiile managementului timpului se potrivesc în activitatea ta, în viața ta.

Programează acum o întâlnire de 15 minute în care să discutăm despre răspunsurile tale.